Comment Widesign a remplacé ses tableurs par son propre logiciel de prospection et de facturation ?

Une agence qui vend à des dirigeants de PME.

Widesign crée des logiciels sur mesure et des sites pour des dirigeants de PME, et trouve une grande partie de ses clients par la prospection directe. Chaque semaine, il faut trouver de nouveaux contacts, leur écrire, relancer ceux qui n’ont pas répondu, envoyer des devis, puis facturer et suivre les paiements. Toute notre activité commerciale repose sur ce cycle, et il ne pardonne pas l’oubli.

Une activité commerciale éparpillée entre cinq outils.

Avant ce logiciel, notre suivi vivait à plusieurs endroits : les contacts dans un tableur, les échanges dans la messagerie, les devis et les factures dans un logiciel à part, les relances dans un agenda ou de mémoire. Nous n’avions pas de vue d’ensemble, et chaque matin commençait par reconstituer où en était chaque affaire.

Le vrai coût était ailleurs : les relances qui ne partaient pas. Un prospect intéressé qui ne reçoit plus de nouvelles finit par signer avec quelqu’un d’autre. Notre logiciel devait donc rendre l’oubli impossible, sans demander plus de saisie :

• Tout au même endroit : contacts, échanges, devis, factures et relances dans un seul outil.
• Des relances qui ne s’oublient plus : chaque affaire porte sa prochaine action et sa date.
• Une vue claire chaque matin : ce qu’il faut faire aujourd’hui, et où en est le chiffre d’affaires du mois.

Un logiciel construit autour de notre façon de travailler.

Nous avons commencé par décrire notre cycle commercial réel, du premier contact au paiement, avant de dessiner le moindre écran. Le logiciel a ensuite été construit par étapes, chaque module étant utilisé au quotidien avant de passer au suivant. C’est la méthode que nous appliquons aux projets de nos clients.

Il a repris nos données existantes au démarrage, fonctionne dans le navigateur, et nous appartient entièrement : le code, les données et les accès.

• Prospection : fiches contacts, pipeline par étape, liste des actions du jour.
• Devis et factures : création, numérotation, conversion du devis en facture, suivi des paiements.
• Pilotage : objectif du mois, chiffre d’affaires encaissé, montants en attente.

Chaque matin, la liste de ce qu’il faut faire.

Le cœur du logiciel est l’écran « À faire aujourd’hui ». Il rassemble les réponses à traiter, les relances arrivées à échéance et les devis restés sans réponse, chacun avec le bouton qui permet d’agir tout de suite. Nous n’avons plus à chercher : la liste se construit seule à partir de l’activité.

Le pipeline montre ensuite où en est chaque affaire, de l’engagement à la signature, et le tableau de bord résume le mois : devis en attente, objectif, montant pondéré des affaires ouvertes. Le parcours suit l’ordre naturel de la journée :

1. Agir : les réponses et les relances du jour, en premier.
2. Suivre : le pipeline, affaire par affaire.
3. Facturer : le devis accepté devient une facture en un clic.
4. Piloter : l’objectif du mois et ce qui reste à encaisser.

Un outil sombre et calme, pensé pour un usage quotidien.

L’interface utilise une barre latérale sombre et des écrans clairs, pour garder la lecture confortable du matin au soir. Les statuts sont codés par couleur, devis accepté, facture en retard, relance due, pour se lire d’un coup d’œil sans ouvrir chaque fiche.

Un assistant aide à rédiger un devis à partir de quelques lignes de description, et le document se prévisualise avant envoi. Rien ne part sans validation humaine.

• Un écran du jour : les actions à mener, triées, prêtes à faire.
• Des statuts lisibles : couleurs et pastilles, sans ouvrir les fiches.
• Devis assistés : rédigés à partir d’une description, validés avant envoi.
• Propriété : le logiciel et les données nous appartiennent.

Un seul outil pour trouver des clients et être payé.

Nous disposons aujourd’hui d’un logiciel qui couvre tout notre cycle commercial : prospection, relances, devis, factures et suivi des paiements. Les relances ne dépendent plus de la mémoire, la journée commence par une liste claire, et nous voyons à tout moment où en est le chiffre d’affaires.