Rédiger le cahier des charges
de votre site.

Pourquoi un cahier des charges ?

Le cahier des charges est le document qui décrit votre projet : qui vous êtes, ce que le site doit accomplir, pour qui, avec quelles fonctionnalités. Son premier bénéfice : des devis comparables. Sans lui, chaque prestataire chiffre un projet différent, et les prix ne veulent rien dire.

Son second bénéfice : il vous oblige à clarifier vos priorités AVANT d'engager un budget. Deux pages suffisent : l'exhaustivité n'est pas le but, la clarté oui.

La structure en 7 points

• 1. L'entreprise : activité, clients, zone, ce qui vous distingue. Cinq lignes.
• 2. L'objectif du site : générer des devis ? Vendre ? Recruter ? Un objectif principal, chiffré si possible.
• 3. Les cibles : qui visite, et qu'est-ce que chacun doit pouvoir faire ?
• 4. Le périmètre : liste des pages envisagées et fonctionnalités (devis en ligne, réservation, paiement, blog...).
• 5. Les contenus : qui fournit textes et photos ? C'est LE point qui retarde les projets.
• 6. Les références : 2-3 sites que vous aimez et pourquoi : le plus court chemin vers votre goût.
• 7. Budget et délai : votre fourchette et votre échéance. Les cacher fait perdre du temps à tout le monde.

Les erreurs qui coûtent cher

• Tout mettre au même niveau : sans priorités, le prestataire arbitre à votre place.
• Décrire des solutions plutôt que des besoins : dites le problème, laissez le pro proposer le comment.
• Oublier l'après : qui met à jour, qui maintient, qui suit les performances ?
• Le remettre à plus tard : un cahier des charges imparfait vaut mieux qu'un brief oral oublié.

Pas le temps de le rédiger ? C'est exactement le rôle de notre cadrage : un échange d'une heure et NOUS rédigeons le périmètre, que vous validez. Le cahier des charges devient le contrat moral du projet.

Comment l'utiliser

Envoyez le même document à chaque prestataire consulté, et comparez ce qui revient : les questions qu'on vous pose (bon signe), les points ignorés (mauvais signe), et la manière dont chacun traduit vos besoins en solution. Le devis le plus cher et le moins cher s'expliquent toujours : exigez la ventilation.

Ce qu'un cahier des charges n'est pas

Beaucoup de dirigeants repoussent ce document parce qu'ils s'en font une idee fausse. Trois malentendus reviennent, et les lever suffit souvent a debloquer la redaction.

• Ce n'est pas un document technique. Vous n'avez pas a choisir un langage, une base de donnees ou un hebergeur. C'est le travail du prestataire, et un cahier des charges qui impose une technologie sans raison metier ferme des portes pour rien.
• Ce n'est pas un contrat. Il n'engage personne tant qu'il n'est pas annexe a un devis signe. Vous pouvez le faire evoluer entre deux rendez-vous sans consequence.
• Ce n'est pas un pave. Quatre a six pages suffisent pour un site vitrine. Au dela, le document cesse d'etre lu, y compris par vous.

Ce qu'il est, en revanche : le seul document qui permette a trois prestataires de chiffrer la meme chose. Sans lui, vous ne comparez pas des prix, vous comparez des interpretations.

Rediger chaque point, concretement

La structure en sept points ci-dessus est le squelette. Voici ce qu'il faut mettre dedans, point par point, avec le niveau de detail attendu.

• Qui vous etes. Trois a cinq lignes : votre activite, votre zone d'intervention, votre taille, ce qui vous distingue de vos concurrents directs. Ecrivez-le comme si vous l'expliquiez a un nouveau client, pas comme une plaquette.
• A qui vous vous adressez. Le point le plus souvent bacle, et le plus determinant. Decrivez une ou deux cibles reelles : leur metier, ce qui declenche leur recherche, ce qu'elles veulent verifier avant de vous appeler. Un particulier qui compare trois devis de chauffage et un directeur technique qui cherche un sous-traitant ne lisent pas la meme page.
• Ce que le site doit produire. Pas un adjectif, un resultat. Des demandes de devis qualifiees, des prises de rendez-vous, des candidatures, des ventes. Si vous ne savez pas dire ce que vous attendez, personne ne pourra concevoir pour l'obtenir.
• Le contenu prevu. Listez les pages que vous imaginez, avec pour chacune une ligne sur son role. Precisez surtout qui redige : vous, votre prestataire, ou un melange. C'est la ligne qui fait le plus varier les devis.
• Les fonctionnalites. Formulaire, prise de rendez-vous, espace client, paiement, multilingue, blog. Pour chacune, indiquez si elle est indispensable au lancement ou souhaitable plus tard. Cette distinction vaut plusieurs centaines d'euros.
• Le contexte technique. Avez-vous deja un nom de domaine, un hebergement, un site existant, un logiciel a connecter ? Un site a refondre change tout : il y a des URL a conserver et un referencement a proteger.
• Le cadre. Votre budget, meme approximatif, et votre echeance, avec la raison qui la fixe. Un salon professionnel en mars n'est pas la meme contrainte qu'une envie vague de commencer l'annee proprement.

Sur le budget, une precision qui rassure rarement du premier coup : annoncer une enveloppe ne vous fait pas payer plus cher. Cela permet au prestataire de vous proposer le meilleur perimetre dans cette enveloppe, au lieu de deviner et de chiffrer a cote.

Combien de temps y consacrer

Un cahier des charges de site vitrine se redige en deux a quatre heures, reparties sur quelques jours. Le decouper aide : une premiere session pour votre activite et vos cibles, une deuxieme pour les pages et les fonctionnalites, une derniere pour relire a froid.

Le piege est de vouloir un document parfait avant de contacter qui que ce soit. Un cahier des charges a 80 % suffit largement pour lancer les echanges. Les 20 % restants se clarifient justement pendant le cadrage, au contact des questions du prestataire, et c'est normal.

Si vous bloquez plus d'une semaine dessus, c'est souvent le signe que le projet lui-meme n'est pas tranche. Dans ce cas, un echange en amont sera plus efficace qu'une page blanche.

Le meme document a trois prestataires

L'interet le plus concret du cahier des charges apparait au moment ou vous l'envoyez. Adressez exactement le meme document a trois interlocuteurs, et regardez ce qui revient.

• Les prix deviennent lisibles. Trois devis sur le meme perimetre se comparent ligne a ligne. Trois devis sur trois perimetres differents ne se comparent pas du tout.
• Les questions posees vous renseignent. Un prestataire qui revient avec des questions sur vos cibles, vos delais ou vos contenus a lu le document et reflechi. Un prestataire qui envoie un prix sans rien demander a envoye un tarif, pas une proposition.
• Les ecarts revelent les hypotheses. Si un devis est nettement moins cher, cherchez ce qu'il a exclu : le contenu, le referencement, la formation, les revisions. C'est presque toujours la que se loge la difference.

Un devis qui ne reprend pas votre vocabulaire ni votre contexte est un devis type. Il sera renegocie en cours de route, et rarement a la baisse.

Adapter le document a votre type de projet

La trame vaut pour tous les projets, mais l'effort ne se place pas au meme endroit selon ce que vous faites construire. Voici ou porter votre attention.

• Site vitrine. L'essentiel se joue sur les cibles et sur la liste des pages. Une page par service, une page par zone si vous intervenez sur plusieurs villes, et une page de references. Le reste se decide vite.
• Refonte. Ajoutez un chapitre entier sur l'existant : le nombre de pages actuelles, celles qui vous amenent des visites, celles qui recoivent des liens exterieurs, et ce que vous voulez conserver. Sans ce chapitre, aucun prestataire ne peut chiffrer le travail de reprise.
• Boutique en ligne. Le volume du catalogue, la facon dont les fiches produits vous parviennent, les modes de livraison et les moyens de paiement. Precisez aussi qui gerera les commandes au quotidien, cela change la conception de l'interface d'administration.
• Outil metier ou espace client. Decrivez les profils d'utilisateurs et ce que chacun doit pouvoir faire, sous forme de phrases simples. Un comptable consulte les factures, un commercial cree un devis. C'est plus utile qu'une liste de fonctionnalites.
• Site multilingue. Indiquez les langues, qui fournit les traductions, et si les contenus sont identiques d'une langue a l'autre ou adaptes par marche. La reponse a cette derniere question double parfois la charge de travail.

Dans tous les cas, une regle tient : mieux vaut un document court et precis sur votre metier qu'un document long et vague. Le prestataire complete les blancs techniques, il ne peut pas completer les blancs sur votre activite.

Un squelette que vous pouvez copier

Si la page blanche vous arrete, recopiez cette trame et remplissez-la dans l'ordre. Chaque intitule correspond a une question a laquelle vous savez deja repondre.

• Presentation : notre activite, notre zone, notre effectif, ce qui nous distingue.
• Cibles : qui nous voulons toucher, ce qu'ils cherchent a verifier avant de nous contacter.
• Objectif du site : ce que nous voulons qu'il produise, et comment nous saurons que ca marche.
• Pages envisagees : la liste, avec le role de chacune et le nom du redacteur.
• Fonctionnalites : indispensables au lancement, puis souhaitables ensuite.
• Existant : domaine, hebergement, site actuel, outils a connecter.
• Contraintes : budget indicatif, echeance et sa raison, interlocuteur unique cote entreprise.
• Ce que nous ne voulons pas : trois exemples de sites ou de partis pris que vous rejetez.

Le dernier point est le plus sous-estime. Dire ce que vous ne voulez pas fait gagner un cycle entier de maquettes, parce qu'il elimine d'emblee des directions que le prestataire aurait pu explorer de bonne foi.

Vos questions sur le cahier des charges

Une fois les devis recus

Le cahier des charges continue de servir apres l'envoi. C'est votre grille de lecture pour depouiller les reponses sans vous laisser impressionner par la mise en forme.

• Reprenez vos sept points et cochez ceux que chaque devis traite explicitement. Un point non mentionne n'est pas inclus, quelle que soit la sympathie de l'echange.
• Reperez les ajouts. Un prestataire qui propose quelque chose que vous n'aviez pas demande, en expliquant pourquoi, vous apporte de la valeur. Un prestataire qui ajoute sans justifier gonfle un devis.
• Reperez les retraits. Une proposition moins chere qui a discretement fait sauter la redaction ou le referencement ne repond pas a la meme demande.
• Annexez le document signe. Une fois le prestataire choisi, le cahier des charges doit etre joint au devis. C'est ce qui rend le perimetre opposable des deux cotes.

Enfin, gardez-le. Dans deux ans, quand vous ferez evoluer le site ou que vous changerez d'interlocuteur, ce document racontera pourquoi les choix ont ete faits ainsi. C'est souvent la seule memoire ecrite du projet.